Перед тем, как начать бизнес, надо подготовить такие базовые документы, как оферта/ пользовательское соглашение на сайт, договор с контрагентом (под разные ситуации), политику конфиденциальности.
Многие думают, что одного договора будет достаточно. Можно сделать его широким, формулировки не столь определёнными, и подставлять данные клиента за 5 минут. А некоторые делают индивидуальные – под каждый запрос. Разберёмся, что лучше?
Оглавление
Зачем нужен договор
Давайте будем откровенными: искать договор в Интернете и копировать подчистую – не лучшая идея. Хотя его можно скачать, взять за основу и адаптировать под свои нужды, но использование такого шаблона может создавать определенные риски для компании.
Первое, договор играет роль фиксатора соглашения между сторонами. Например, при обсуждении работы они могут договориться о сроках выполнения, объёме работ и требуемом качестве. Если все это происходит устно, то есть вероятность того, что не все стороны услышат друг друга или забудут о чем-то. К тому же, одна из сторон может отказаться платить вовсе или нарушить сроки выполнения работы. А если все эти условия были обговорены «на коленках», то будет сложно доказать факт нарушения и потребовать возмещение убытков.
Второе, договор защищает ваши права. Предположим, вы наняли специалиста для проведения ремонтных работ и заключили с ним сделку по укладке плитки. Со временем, после окончания работ, вы обнаружили, что плитка издает неправильный звук при постукивании. Если вы хоть раз делали ремонт в своей квартире, то наверняка знаете, что правильно уложенная плитка не должна издавать звонкий звук – это может привести к отклеиванию и трещинам. И если у вас есть подтверждающие документы – например, договор, акт приёма-передачи и смета расходов, – то будет гораздо проще предъявить свои требования в суде.
Третий аспект заключается в экономии времени и усилий для подрядчиков. Приведу простой пример: если бы фирма была заранее ознакомлена с планируемым результатом, сроками оплаты и этапами работы, то не возникало бы задержек и необходимости переделывать заказ уже на третьем круге без получения оплаты.
Четвёртое, договор служит доказательством реальности проводимой операции перед налоговыми органами и банками. В случае подозрений в незаконности сделки, банк может запросить представление договора. Например, если на счёт компании поступает значительная сумма, выходящая за рамки обычных поступлений. Банк берет на себя ответственность за противодействие незаконным операциям и компаниям, уклоняющимся от уплаты налогов или занимающимся обналичиванием денег. Поэтому он имеет право приостановить операцию и запросить представление документов, таких как договоры и акты, для подтверждения законности этой транзакции.
Налоговая служба также может потребовать предоставления договора и другой другой первичной документации. Это будет свидетельствовать о том, что компания исправно выполняет свои налоговые обязательства, расходы были понесены и налоговый вычет является обоснованным.
Золотые правила составления договора
Существует множество договоров, но все они строятся по одной логике. В каждом договоре присутствуют (а) обязательные условия, без которых он не будет заключён, (б) условия, на которых стороны достигли соглашения и считают их важными для себя, (в) производные условия, которые обычно указываются в таких типах договоров.
Касаемо последнего пункта, каждый договор содержит положения об условиях заключения, исполнения и расторжения договора, а также о привлечении сторон к ответственности. Но конкретное содержание этих положений может отличаться от случая к случаю.
Например, можно установить определенный размер штрафных санкций за неисполнение или частичное исполнение обязательств. Также можно определить понятие «форс-мажор», выбрать юрисдикцию для разрешения спора и применимое право (если вы имеете дело с зарубежной компанией). Размер штрафных санкций будет зависеть от характеристик нарушений и финансового состояния компании, их можно установить фиксированными или рассчитывать в процентном соотношении. Договор открывает широкие возможности для творчества и индивидуального подхода.
Перед тем, как поставить свою подпись на документе и окончательно заключить сделку, важно убедиться в надёжности партнера. Это необходимо как для налоговых целей (для получения налоговых вычетов и учёта расходов), так и для гражданских целей (чтобы получить исполнение услуги, товара или работ). Вот что нужно сделать поэтапно:
- Удостоверьтесь, что партнёр занимается реальной деятельностью. Важно избежать возможного ущерба для компании при заключении сделки. Мы уже обсуждали различные сервисы, которые помогут проверить надежность партнера.
- Проверьте полномочия лица, выступающего от имени компании. Для этого можно проверить сроки действия доверенности.
- Тщательно оформите договор. Он может быть представлен в виде одного документа или требовать нотариального заверения или согласия всех участников общего собрания. Это будет являться хорошей предосторожностью.
- Просмотрите, необходимо ли совершить государственную регистрацию договора. Если требуется госрегистрация, но вы оформили его в простой письменной форме, то такая сделка может быть признана недействительной.
- Трезво оцените условия, содержащиеся в договоре. Принцип свободы заключения договора имеет свои разумные границы, и злоупотребление этим правом может повлечь негативные последствия для стороны, подписавшей договор.
- Убедитесь в наличии всех существенных условий для данного типа договора в тексте самого документа. Если предмет или другое существенное условие отсутствует в контракте, то его могут признать незаключенным.
Если все эти пункты соблюдены – тогда можно приступать к подписанию договора.
Как подписывать договор
Существуют два варианта для подписания договора: от руки или электронно.
Наиболее простым способом является подписание от руки. Это позволяет избежать споров о легитимности подписи и правомочности лица, подписывающего от имени компании и т.д. Если компания предпочитает работать с бумажными документами, то ей будет удобно использовать «живую» подпись. В случае, если контрагент не может лично присутствовать для подписания, можно отправить документы по почте заказным письмом.
Но у этого метода есть недостаток – необходимость хранить бумажные документы на протяжении нескольких лет в соответствии с требованиями Росархива. Например, займ с условием о залоге имущества должен храниться 10 лет.
Второй вариант – использование электронной подписи. Договор в письменной форме может быть заключен как составлением одного документа (включая электронный), который будет подписан сторонами, так и обменом письмами, телеграммами или электронными документами.
Для электронного подписания необходимо воспользоваться сервисами электронного документооборота. Это быстрый способ, который позволяет избежать необходимости общаться через почту или вызывать курьера. Документ формируется в системе и подписывается одним кликом мыши.
Наша команда юристов в DestraLegal обладает богатым опытом в создании понятных договоров. Ведь именно понятность договора гарантирует его корректное исполнение и избежание неправильного толкования. Хотите также?
Чтобы связаться с юристом и получить бесплатную консультацию, заполните форму. Спустя пару минут с вами свяжется юрист и узнает, что вас привело к юристам. Потребуется лишь ответить на несколько вопросов, описать ситуацию и дождаться разговора с юристом.
Всегда ваш, DestraLegal
