В каких случаях нужно писать объяснительную на работе и на что такая объяснительная записка может повлиять. Давайте разбираться.
Оглавление
Когда нужно писать объяснительную на работе
Объяснительная записка нужна для того, чтобы работник объяснил в ней причины той или иной ситуации. Будь то опоздание, нарушение трудовой дисциплины, потеря документов и т.д.
Что вообще такое трудовая дисциплина? Это обязательные для всех сотрудников организации правила поведения. Они определяются не только Трудовым кодексом РФ, но и трудовым договором с сотрудником, локальными нормативными актами, а также уставами о дисциплине, принятыми у конкретного работодателя.
Дисциплинарным проступком будет считаться нарушение сотрудником его трудовых обязанностей. Одной из обязанностей является и соблюдение внутреннего распорядка, а также трудовой дисциплины.
Объяснительные записки часто помогают руководству разобраться в причинах инцидента и найти виновных. Например, если вы не смогли выполнить какое-либо поручения из-за того, что другой сотрудник не передал вам необходимую информацию (документы), то обязательно укажите об этом в объяснительной записке. Вы несколько раз напоминали коллеге о необходимости передать вам документы? Это тоже нужно включить в записку.
Какие дисциплинарные взыскания могут быть применены к провинившемуся работнику?
- замечание;
- выговор;
- увольнение по соответствующим основаниям.
Работник не представил объяснительную? На него все равно может быть возложено дисциплинарное взыскание. Только вот по закону работодатель обязан потребовать от сотрудника объяснительную. Он не может наложить дисциплинарное взыскание, если до этого он не предложил работнику объяснить свои действия.
Совет работодателю: Если работник по собственной инициативе представит вам свои письменные объяснения, все равно лучше затребовать у него объяснения (издать соответствующий акт). Иначе при возникновении спора суд может посчитать, что вы нарушили процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности. В судебной практике встречаются подобные решения.
В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение.
Письменное объяснение должно быть составлено и передано работодателю в течение двух рабочих дней. Если этого не произошло, то составляется акт об отказе работника дать объяснения.
Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (статья 193 Трудового кодекса РФ).
Таким образом отказ от подачи объяснительной не сможет уберечь от ответственности за проступок. Напротив, если в объяснительной вы смогли представить причины, которые объясняют ваш проступок.
Руководитель уже самостоятельно решает, как действовать дальше.
Если он все-таки решил наложить на сотрудника дисциплинарное взыскание, то сделать это нужно не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка. В этот срок не засчитывается время болезни работника и его пребывания в отпуске. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения проступка.
Согласно позиции Верховного суда запрещено требовать у работника письменные объяснения в период его временной нетрудоспособности.
Для наложения дисциплинарного взыскания оформляется специальный приказ. По закону работника должны ознакомить с этим приказом под роспись в течение трех дней с момента его издания.
Вы можете отказаться ознакомиться с приказом. О таком отказе также должен быть составлен соответствующий акт.
Если вы не согласны с приказом о наложении дисциплинарного взыскания, то вы вправе обжаловать его в инспекции труда или в суде.
Обратите внимание: иногда объяснительную на работе просят написать в случае, когда вы лично никаких нарушений не допускали. Происходит это, если работодателю нужно разобраться в ситуации, в которой участвовали (при которой присутствовали) несколько сотрудников.
Заставлять писать объяснительные по любому поводу или наоборот накладывать дисциплинарные взыскания без требования объяснительных работодатель не вправе. Работник может оспорить такие взыскания в суде.
Совет для работодателей: Соблюдайте формальности, прописанные в Трудовом кодексе РФ. Оформляйте документы, в том числе и уведомление о даче объяснений, чтобы в случае спора вы могли подтвердить правильность соблюдения порядка оформления взыскания. В уведомление включите сведения о работники, просьбу представить письменное объяснение, а также документы, подтверждающие уважительную причину ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей.
Образец объяснительной
Утвержденной формы объяснительной записки в законе нет. Составить её работник должен самостоятельно. Кроме того, работник может приложить необходимые документы. Но помните, что представление этих документов это право работника, а не обязанность.
В шапке укажите на имя кого составлена данная объяснительная записка.
Например, генеральному директору ООО “Ромашка” Иванову И.И. от бухгалтера Петрова А.А.
Затем укажите тему объяснительной записки: о причине опоздания на работу, о причине прогула, о появлении на работе в состоянии опьянения и т.д.
Далее идёт сам текст записки.
Например, 15 декабря 2023 года я опоздал на работу на 3 часа, так как на Киевском вокзале поезда ходили с серьезными задержками (на 2 и более часа).
К объяснительной записке вы можете приложить доказательства обстоятельств, на которые вы ссылаетесь. Например, если в соцсетях или на сайте вокзала (или РЖД) была информация задержках.
Не забудьте подписать объяснительную и поставить дату.
Остались вопросы, касающиеся трудового права? Воспользуйтесь нашей инструкцией. Достаточно лишь заполнить форму и ответить на вопросы, и спустя время с вами свяжется юрист для консультации.
Всегда ваш, DestraLegal
